[SIGAA] EXTENSÃO - INSERIR, EDITAR E REMOVER MEMBROS E PARTICIPANTES DE AÇÕES DE EXTENSÃO

Sistema

SIGAA

Módulo

Extensão

Usuários

Docente / Coordenador da Ação de Extensão

Perfil

Coordenador de Projeto, Curso ou Evento de Extensão

Descrição da Funcionalidade

Esta funcionalidade permite gerenciar os membros da equipe executora e os participantes vinculados a uma ação de extensão.

Por meio dela, o coordenador poderá cadastrar novos membros na equipe, alterar o coordenador da ação, consultar, modificar, finalizar ou remover membros, além de incluir, consultar, notificar, alterar e remover participantes das atividades de extensão.

ATENÇÃO: Membros da equipe executora e participantes possuem funções diferentes:

• Os membros da equipe atuam na organização e na execução da ação;

• Os participantes são as pessoas atendidas ou envolvidas nas atividades oferecidas pelo projeto, curso ou evento.

GERENCIAR MEMBROS DA EQUIPE

Acesse o SIGAA com seu login e senha.

No menu principal, clique na aba Extensão.

Para acessar os membros da equipe, siga o caminho:

Extensão > Ações de Extensão > Gerenciar Ações > Gerenciar Equipes Organizadoras

O sistema exibirá a tela Equipe Responsável pela Ação, contendo as ações de extensão coordenadas pelo usuário e os respectivos membros da equipe.

Nesta tela, localize a ação desejada.

Para cada ação e membro poderão estar disponíveis as seguintes opções:

• Cadastrar Novo Membro;

• Alterar Coordenador;

• Atualizar;

• Finalizar;

• Remover;

• Emitir Declaração;

• Emitir Certificado;

• Imprimir.

OBS: A função do coordenador atual será apresentada em vermelho na lista de membros.

CADASTRAR NOVO MEMBRO

Para incluir uma pessoa na equipe executora, clique no ícone Cadastrar Novo Membro correspondente à ação desejada.

O sistema exibirá a tela Cadastrar Membro na Equipe.

Selecione a categoria da pessoa que será adicionada:

• Docente;

• Servidor Técnico-Administrativo;

• Discente;

• Participante Externo.

Na aba correspondente, informe ou pesquise a pessoa desejada.

Em seguida, preencha:

• Função que será exercida;

• Data de Início da participação;

• Data de Fim da participação.

O sistema apresentará a carga horária total de acordo com as informações cadastradas.

Após preencher os campos obrigatórios, clique em Confirmar Cadastro.

ALTERAR COORDENADOR

Para substituir o coordenador atual da ação, clique na opção Alterar Coordenador.

O sistema exibirá a tela Alterar Coordenador, contendo os dados do coordenador atual.

Na seção Dados do Novo Coordenador, selecione a categoria:

• Docente; ou

• Servidor Técnico-Administrativo.

Informe o novo coordenador e preencha a Data de Início da coordenação.

A função será preenchida como Coordenador(a).

Após conferir as informações, clique em Alterar Coordenador.

ATENÇÃO: A data informada para o início do novo coordenador será utilizada como data de encerramento da participação do coordenador atual.

Após a alteração:

• O coordenador atual será finalizado;

• O novo coordenador passará a responder pela ação;

• O novo coordenador receberá as permissões e os privilégios relacionados à coordenação da atividade.

Para consultar e administrar os participantes, clique no ícone Gerenciar 

GERENCIAR PARTICIPANTES

Para acessar os participantes das ações de extensão, siga o caminho:

Extensão > Ações de Extensão > Gerenciar Ações > Gerenciar Participantes

O sistema exibirá a tela com a Lista de Ações de Extensão coordenadas pelo usuário.

Nesta tela, localize o projeto, curso ou evento desejado.

Para consultar e administrar os participantes, clique no ícone Gerenciar Participantes correspondente à ação.

ATENÇÃO: Os participantes não devem ser cadastrados como membros da equipe executora. Cada grupo possui uma função específica dentro da ação.

O sistema exibirá os dados da ação e a área Buscar Participantes.

Será possível pesquisar utilizando os seguintes critérios:

• Nome;

• Unidade da Federação;

• Município;

• Sem frequência;

• Declaração não autorizada;

• Certificado não autorizado;

Também poderá ajustar a quantidade de participantes por página.

Após informar os critérios desejados, clique em Buscar.

Na parte inferior da tela será apresentada a Lista de Participantes.

Caso ainda não existam pessoas vinculadas, o sistema exibirá a mensagem:

Não existem participantes para a atividade selecionada.

Para incluir uma pessoa, clique em Adicionar Novo Participante.

LOCALIZAR O PARTICIPANTE

O sistema exibirá a tela Listar/Alterar Participantes.

Pesquise o participante utilizando um ou mais dos seguintes campos:

• CPF;

• Passaporte;

• Nome;

• E-mail.

Após informar os critérios, clique em Buscar.

OBS: Para ser adicionado à ação, o participante deverá possuir cadastro prévio na Extensão.

Esse cadastro deve ser realizado pela própria pessoa. O coordenador não deverá cadastrar o participante em seu lugar.

Caso a pessoa não seja localizada, oriente-a a realizar o próprio cadastro na Extensão. Somente após a conclusão desse cadastro será possível localizá-la e vinculá-la à atividade.

O sistema exibirá a relação das pessoas encontradas.

Localize o participante desejado e clique no ícone Selecionar Participante.

Também poderão estar disponíveis as opções:

• Alterar Dados do Participante;

• Remover Dados do Participante.

INCLUIR PARTICIPANTE NA ATIVIDADE

Após selecionar a pessoa, o sistema exibirá a tela Incluir Participante na Atividade.

Confira os dados da ação e preencha:

• Tipo de Participação (preenchimento obrigatório);

• Frequência de Participação (preenchimento obrigatório);

• Autorizar Declaração;

• Autorizar Certificado;

• Observação no Certificado, quando necessário.

Após preencher as informações, clique em Adicionar Participante.

IMPORTANTE: A inclusão direta realizada pelo coordenador não cria uma inscrição para o participante.

Caso a atividade possua cobrança de taxa, o pagamento não será gerenciado automaticamente pelo sistema, pois o participante não realizou o processo regular de inscrição. Nesse caso, o controle deverá ser realizado manualmente.

OBS: Quando a ação possuir miniatividades, o participante deverá ser incluído primeiro na atividade principal e, posteriormente, nas miniatividades relacionadas.

O sistema retornará à Lista de Participantes, apresentando a pessoa adicionada.

Nesta tela, poderão ser consultadas ou alteradas informações como:

• Tipo de participação;

• Frequência;

• Autorização para declaração;

• Autorização para certificado.

Após modificar informações diretamente na listagem, clique em Salvar Alterações.

Para acessar outras operações, clique no ícone Opções correspondente ao participante.

Serão apresentadas as seguintes alternativas:

• Visualizar Participante;

• Notificar Participante;

• Alterar Participante;

• Remover Participante.

VISUALIZAR PARTICIPANTE

Para consultar os dados cadastrais da pessoa, clique em Visualizar Participante.

O sistema exibirá informações como:

• CPF;

• Nome completo;

• Nome social;

• Utilização do nome social em documentos oficiais;

• Data de nascimento;

• Endereço;

• Município e Unidade da Federação;

• CEP;

• E-mail;

• Data de cadastro;

• Data da última atualização.

Caso deseje imprimir as informações, clique em Imprimir.

Para retornar à tela anterior, clique em Voltar.

NOTIFICAR PARTICIPANTE

Para enviar uma mensagem, clique em Notificar Participante.

O sistema exibirá a tela Notificar Participante, contendo o nome e o endereço de e-mail cadastrado.

Digite a mensagem no campo disponível e clique em Enviar.

O participante receberá a comunicação no e-mail informado em seu cadastro.

ALTERAR PARTICIPANTE

Para modificar os dados da participação, clique em Alterar Participante.

O sistema exibirá as informações já registradas.

Altere, quando necessário:

• Tipo de participação;

• Frequência;

• Autorização para declaração;

• Autorização para certificado;

• Observação no certificado.

Após concluir, clique em Alterar Participante.

REMOVER PARTICIPANTE

Para excluir o participante da atividade, clique em Remover Participante.

O sistema exibirá a tela Remover Participante na Atividade, contendo os dados da ação e da pessoa selecionada.

Confira as informações e clique em Confirmar Remoção.

Para desistir da operação, clique em Cancelar.

IMPORTANTE: Caso o participante também esteja vinculado a uma miniatividade associada, sua participação na miniatividade será cancelada juntamente com a remoção da atividade principal.

DECLARAÇÕES E CERTIFICADOS

Na lista de participantes, também estarão disponíveis as opções Emitir Declaração e Emitir Certificado, desde que as condições estabelecidas pelo sistema sejam atendidas.

Para emissão de certificado, geralmente será necessário que:

• A ação esteja finalizada ou tenha a emissão previamente autorizada;

• O participante possua frequência satisfatória;

• A emissão esteja autorizada pela coordenação.

Para emissão de declaração, será necessário que:

• A ação ainda não esteja finalizada ou o projeto não esteja concluído;

• A emissão esteja autorizada pela coordenação.

OBSERVAÇÕES FINAIS

• Membros da equipe executora e participantes devem ser gerenciados em funcionalidades diferentes.

• O coordenador pode vincular um participante à atividade, mas não deve realizar o cadastro prévio da pessoa na Extensão.

• O cadastro na Extensão deverá ser realizado pelo próprio participante.

• Utilize Finalizar quando desejar encerrar a participação de um membro sem excluir seu histórico.

• Utilize Remover apenas quando for necessário excluir completamente o vínculo da pessoa com a ação.

• Antes de trocar o coordenador, confira a data de início do novo responsável, pois ela encerrará a participação do coordenador atual.

• Antes de remover um membro ou participante, verifique os possíveis efeitos sobre certificados, declarações e miniatividades.

• Após alterar frequência ou autorizações diretamente na lista, clique em Salvar Alterações.